Behandling av personuppgifter

Från och med den 25 maj 2018 gäller den nya dataskyddsförordningen (även kallad GDPR – General Data Protection Regulation). Denna integritetspolicy beskriver hur Trio Emballage AB behandlar dina personuppgifter. All behandling av personuppgifter inom Trio Emballage AB sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som avser en identifierad eller identifierbar fysiskt levande person, såsom till exempel namn, adress och e-postadress.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som sker med personuppgifter. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering av personuppgifter, både analogt och digitalt.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka personuppgifter som behandlas av Trio Emballage AB beror på vilken relation du ha med företaget. Dessa kan i huvudsak delas in i följande kategorier:

1) Anställd personal

För anställd personal behandlas i huvudsak namn, personnummer, adress och kontaktuppgifter, bankkonto för löneutbetalning samt lämnade kontaktuppgifter till närmast anhörig. I vissa fall kan även läkarintyg behöva behandlas i samband med sjukfrånvaro eller rehabiliteringsärende.

2) Arbetssökande

För arbetssökande behandlas i huvudsak kontaktuppgifter såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress samt uppgifter som lämnas i CV och personligt brev.

3) Kunder

För kunder behandlas i huvudsak kontaktuppgifter, order- och betalningsinformation samt  korrespondens i olika ärenden.

4) Leverantörer

För leverantörer behandlas i huvudsak kontaktuppgifter, order- och betalningsinformation samt korrespondens i olika ärenden.

Hur samlar vi in dina personuppgifter?

De personuppgifter som vi behandlar kommer oftast direkt från dig när du kontaktar oss, besöker vår hemsida, gör en förfrågan eller lägger en beställning. Vi behöver samla dessa in dina personuppgifter vid dessa tillfällen för att möjliggöra du ska kunna ingå avtal med oss och för att vi ska kunna tillhandahålla våra produkter och tjänster.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi samlar in och behandlar personuppgifter för olika ändamål. Endast de personuppgifter som är berättigade för ändamålet samlas in och behandlas. De ändamål som vi behandlar personuppgifter är följande:

  • Hantera förfrågningar och lämna offerter
  • Hantera beställningar och försäljning till kunder
  • Hantera beställningar och inköp från leverantörer
  • Rekrytera personal
  • Administrera anställningsförhållandet och betala ut lön
  • Information om och marknadsföring av våra produkter och tjänster

Vilka är de rättsliga grunderna för vår behandling av personuppgifter?

För att vi ska ha rätt att samla in och behandla dina personuppgifter måste det finnas en laglig grund för varje ändamål som uppgifterna behandlas för. De lagliga grunderna som vi baserar vår behandling på är följande:

1) Rättslig förpliktelse

Denna grund innebär att vår behandling är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som krävs av Trio Emballage AB, exempelvis att dokumentera betalningsuppgifter för att uppfylla kraven i bokföringslagen.

2) Avtalsförpliktelser

Denna grund innebär att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig som kund, leverantör eller anställd. Vid beställning eller köp behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra våra skyldigheter. Då kan det t.ex. vara nödvändigt att vi registrerar dina kontaktuppgifter så vi kan fullgöra vår skyldighet att leverera produkten eller tjänsten enligt avtal.

3) Berättigat intresse

Behandling av personuppgifter för informations- och marknadsföringsändamål behandlas baserat på Trio Emballage AB:s berättigade intresse att marknadsföra sina produkter och tjänster.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullgöra de ändamål som uppgifterna behandlas för. Lagringsperioden beror alltså på för vilket ändamål som uppgifterna behandlas. Därutöver kan vi komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att fastställa, försvara eller göra gällande rättsligt anspråk, t.ex. om det pågår en tvist. Vi genomför regelbundet gallringar och ta bort personuppgifter som inte längre är nödvändiga.

Vilka delas dina personuppgifter med?

Om du gör en beställning eller genomför ett köp hos oss kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till följande mottagare inom ramen för hanteringen av din beställning och köp, baserat på våra avtalsförpliktelser gentemot dig som laglig grund:

  • Logistikföretag och speditörer som hjälper oss med varutransporter så vi kan leverera våra produkter och tjänster till dig. De personuppgifter som vi lämnar är dina kontaktuppgifter och orderinformation.

 

  • Underleverantörer och samarbetspartners som anlitas inom ramen för din beställning och köp för att vi ska kunna leverera de produkter tjänster som vi avtalat om. De personuppgifter som vi lämnar är dina kontaktuppgifter och orderinformation.

 

Vi delar även dina personuppgifter med vissa andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga, till exempel myndigheter som Skatteverket, när vi är skyldiga att lämna ut sådana uppgifter med stöd av lag eller myndighetsbeslut. När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering.

För viss behandling av personuppgifter anlitar vi personuppgiftsbiträden. Detta gäller tex. molnleverantörer av IT-system och företag som hanterar vår IT-support. Vid anlitande av personuppgiftsbiträde säkerställer vi alltid att de endast behandlar personuppgifterna i enlighet med våra instruktioner och för berättigade ändamål. Vi har skriftliga avtal med våra personuppgiftsbiträden genom vilka det bl.a. säkerställs att personuppgiftsbiträdet tillämpar åtminstone motsvarande säkerhetsåtgärder som vi själva tillämpar samt att dina personuppgifter inte får behandlas för andra ändamål än de vi samlat in dem för.

Var lagrar vi dina personuppgifter?

Vi överför i regel inte några personuppgifter till något land utanför EU/EES men om vi t.ex. har en leverantör i ett land utanför EU/EES kan överföring av personuppgifter ske. Om dina personuppgifter överförs till något land utanför EU/EES kommer vi att vidta de åtgärder som krävs, för att på ett lagligt sätt, överföra personuppgifterna. Vi kommer säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå som är jämförbar med det skydd som erbjuds inom EU/EES. Detta görs exempelvis genom att ingå avtal med mottagaren som innefattar EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller, om överföring sker till USA, genom att mottagaren certifierat sig att följa principerna i Privacy Shield.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Trio Emballage AB har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olämpliga eller ofrivilliga utlämnanden, användning, otillbörlig åtkomst, radering, ändring eller skada av dina personuppgifter. Detta sker bla. genom brandväggsskydd, backuper, kryptering och behörighetskontroll.

Dina rättigheter

  • Du har rätt att få ta del av de personuppgifter som vi har om dig. Detta gör du genom att begära att få ett registerutdrag.

  • Om du upplever att dina personuppgifter används på ett felaktigt sätt av oss så har du när som helst rätt att göra invändningar mot den behandling som sker.

  • Du har rätt att få felaktiga upp­gifter rättade. Du har rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personupp­gifter om du till exempel anser att de inte är korrekta.

  • Du får gärna kontakta oss med frågor eller klagomål som rör behandlingen av dina personuppgifter. Du har även alltid rätt att framföra klagomål om behandlingen av dina personuppgifter till Datainspektionen.

Kontakta oss

Om du har några frågor eller funderingar om behandlingen av dina personuppgifter, hör gärna av dig till oss.

Trio Emballage AB (personuppgiftsansvarig)
Org.nr. 556271-6075
Traversvägen 3, 245 34 Staffanstorp
Tel. 046-23 42 75
E-post: info@trioemballage.se